みなと中小企業診断士事務所 MINATO SME CONSULTING FIRM みなと中小企業診断士事務所 Contact →無料相談

Vol.15|ロングテール業務のAI自動化革命~AIに、過去の自分を渡す~

第二の脳と聞くと、自分の知識をすべて書き出し、巨大なデータベースを作る作業を想像するかもしれません。私が使っているものは、もっと素朴です。

パソコンの中に、顧客、案件、事務所運営、執筆などのフォルダーがあり、その中に文章のファイルが入っています。顧客との経緯、会議で決めたこと、過去の提案、判断した理由、次に確認することを、必要な単位で残しています。

私は、この記録を見るためにObsidianというメモアプリを使っています。Obsidianの特徴は、記録の本体が特定のサービスのサーバーの中に閉じ込められず、普通の文章ファイル(Markdownファイル)として自分のパソコンに残ることです。

ここで大切なのは、ObsidianがAI専用の保管庫ではないことです。人間が読み返すためのノートでもあるのです。私は顧客とのやり取りを見返し、過去の会議の要点を整理し、関連する情報をたどりながら、自分の頭を整理します。人が読んで分かるノートであると同時に、AIにとっても参照しやすい共通のノートなのです。

関連する記録は、リンクでつなげられます。そのため、一つのメモから、その判断の根拠や過去の経緯へ進めます。だから、人とAIが別々の資料を参照するのではなく、同じノートを一緒に使えるのです。

第二の脳の本質は、AIエージェントが必要なときに、必要な記録を探し、依頼事項と関連付けられることです。

例えば、ある顧客向けの提案を考えるとします。AIエージェントは、最初からすべての記録を読む必要はありません。まず顧客の現在の状況を短くまとめた入口を読み、そこから直近の関連する会議録、過去の提案、判断の根拠へ進みます。

これは、人が書庫で資料を探す順番と同じです。最初に目次を見て当たりをつけ、必要な資料の必要なページだけをコピーする。次に、その情報と関係する別のファイルを探し、そこからも必要なページをコピーする。こうして情報を整理し、今回必要となる情報の束を一つの関連ファイルにまとめます。AIエージェントも、ノート同士のリンクをたどりながら、同じように必要な情報を集め、関連付けていくのです。

第二の脳は、何でも記録する保管庫ではありません。AIエージェントと自分が、過去の判断を参照し、新たな知識を溜めていくための業務基盤(データベース)です。

では、その基盤を育てるために、毎日長い日記を書かなければならないのでしょうか。次回は、第二の脳は「作る」のではなく、普段の業務の中で「育てる」ものだという話をします。


みなと中小企業診断士事務所からのご案内

御社の「小さく、多く、面倒な仕事」を、一度棚卸ししてみませんか。

月に一度だけ作る資料。取引先ごとに書式が違う書類。たまに発生する問い合わせへの対応。複数のファイルから数字を集めて作る報告書——。

一つひとつは小さくても、種類が多く、会社全体では大きな時間を使っている。けれど、従来のシステムでは採算が合わず、人の手と記憶に残されてきた。こうした仕事を、みなとでは「ロングテール業務」と呼んでいます。

AIエージェントの登場によって、この領域も自動化できるようになってきました。

みなとは、単にAIツールを紹介するのではありません。御社の業務を棚卸しし、人が判断すべき仕事とAIに任せられる仕事を分け、まずは一つの業務から小さく試します。試作、検証、運用設計を重ねながら、現場で使い続けられる仕組みを一緒に組み上げます。

目指すのは、単に仕事を速くすることではありません。AIに任せられる作業を移し、経営者や社員の時間を、顧客対応、提案、人材育成、新しい事業など、会社を前へ進める仕事へ戻すことです。

「うちにも、AIに任せられる仕事があるかもしれない」と思ったら、まずは30分、お話ししませんか。

初回無料相談では、現在時間を取られている業務を伺いながら、次の2点を一緒に整理します。

  • どの業務から自動化を試すと効果が出やすいか
  • 今は自動化しなくてよい業務はどれか

AIに詳しくなくても問題ありません。経営者・経営幹部・後継者の方を対象としています。

→ 初回30分無料相談のお申し込みはこちら

まずは、自社の課題を整理しながら学びたい方へ

「相談する前に、経営の数字やAI活用について自分なりに整理したい」という方には、ストアカでオーダーメイドの個別講座をご用意しています。

事前ヒアリングをもとに、御社の課題に合わせた専用テキストを作成します。経営数字の読み方から、AIで見直せる業務の整理、今後取り組むべきテーマまで、90分で「知識」と「次の一歩」を一緒に明確にします。

→ 【経営幹部限定】課題に合わせ知見を調合。完全オーダーメイド経営講義