第二の脳を育てるには、日々の記録が必要です。
そう聞くと、多くの人は日記を思い浮かべます。一日の終わりに、会議で決まったこと、顧客とのやり取り、作った資料、考えたことを書き残す。Obsidianには、その日の出来事や考えを記録する「デイリーノート」という使い方もあります。
この方法を続けられる人にとって、日記は第二の脳を育てる有効な入口です。事実だけでなく、そのとき何を感じ、なぜ迷い、どう考えたかを、自分の言葉で残せるからです。私は、日記を書くことを否定したいわけではありません。
ただ、それを全員が毎日続けられるかというと、難しいのではないでしょうか。
会議が続き、資料を仕上げ、顧客へ連絡し、発信まで終えた後に、もう一度その日を振り返って書く。余裕のある日はできても、忙しい日ほど後回しになります。数日空くと再開の負担が増え、やがて記録そのものをやめてしまう。これは意志の弱さではなく、普段の業務とは別に「記録する業務」を一つ加えているからです。
そこで私は、第二の脳の入口を日記一つに限定しない方法を提案します。
実は、私たちは記録の材料をすでに作っています。
顧客と交わしたメール。オンライン会議の文字起こし。Google Driveへ保存した提案資料や契約関係の文書。ホームページやnoteで外部へ発信した記事。Claude Codeという自然言語で指示できるAIエージェントと相談し、作った成果物と修正の履歴。
これらは、パソコンを通じて外部とやり取りし、業務を進めた結果として自然に生まれます。日記のために新しく書いたものではありません。すでに存在する「活動の軌跡」です。
この活動の軌跡を、AIエージェントに自動で拾ってもらいます。
AIエージェントが決まった時刻に、あらかじめ指定した場所を見に行く。新しく増えた情報から、後で使う価値があるものを選ぶ。要点、決定、理由、出典を整理し、第二の脳の適切な場所へ移す。これが、私の提案する「自動回収」です。
こうすれば、第二の脳を育てることが、日常業務の後に残る別作業ではなくなります。普段どおりに会議をし、資料を作り、発信する。その結果が、次の判断に使える形へ整っていきます。
もちろん、自動回収は日記の代わりをすべて務めるものではありません。AIが拾いやすいのは、会議で何が決まったか、どの資料を作ったか、誰が何を確認するかといった、外部に現れた事実です。一方、まだ言葉になっていない違和感や、自分の気持ち、考えの変化は、本人が書く日記だから残せます。
したがって、日記を続けられる人は、その記録を大切にすればよい。毎日書くのが難しい人は、自動回収を土台にし、残したい考えがある日だけ自分で書き足せばよい。日記か自動化かの二者択一ではなく、両方を組み合わせられます。
もちろん、何でも保存するのではありません。日程調整や受領確認まで残せば、大事な判断が埋もれます。私的な情報や、保存する必要のない相手の話を集めてはいけません。自動化するのは「全部をためること」ではなく、「将来もう一度使う文脈を選んで残すこと」です。
Vol.16では、普段の業務から第二の脳を育てる考え方をお話ししました。今回からは、それを「毎日書ける人だけの方法」にせず、記録の習慣だけに頼らない仕組みへ進みます。
次回は、私の事務所で午前3時に誰が動き、Google Driveの情報がどの道を通ってObsidianへ届くのかを、実際の経路に沿ってお話しします。
みなと中小企業診断士事務所からのご案内
御社の「小さく、多く、面倒な仕事」を、一度棚卸ししてみませんか。
月に一度だけ作る資料。取引先ごとに書式が違う書類。たまに発生する問い合わせへの対応。複数のファイルから数字を集めて作る報告書——。
一つひとつは小さくても、種類が多く、会社全体では大きな時間を使っている。けれど、従来のシステムでは採算が合わず、人の手と記憶に残されてきた。こうした仕事を、みなとでは「ロングテール業務」と呼んでいます。
AIエージェントの登場によって、この領域も自動化できるようになってきました。
みなとは、単にAIツールを紹介するのではありません。御社の業務を棚卸しし、人が判断すべき仕事とAIに任せられる仕事を分け、まずは一つの業務から小さく試します。試作、検証、運用設計を重ねながら、現場で使い続けられる仕組みを一緒に組み上げます。
目指すのは、単に仕事を速くすることではありません。AIに任せられる作業を移し、経営者や社員の時間を、顧客対応、提案、人材育成、新しい事業など、会社を前へ進める仕事へ戻すことです。
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